Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 13

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 13. Manajemen Risiko Proyek

Menajemen resiko proyek meliputi langkah memahami dan mengidentifikasi masalah yang berpotensi terjadi.

a. Risiko

 bahaya, akibat atau konsekuensi yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian yang akan datang. Peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampak.

b. Manajemen Risiko

Proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek. Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.

c.  Toleransi terhadap risiko

Ada 3 tipe bagaiaman individu atau kelompok dapat menghadapi risiko, menghindari risiko ( resk avoider), netral dan pencari risiko (risk seeker). 

Proses yang dilalui dalam manajemen dan risiko

a. Perencanaan manajemen dan risiko, meliputi langkah mendekati dan merencanakan aktifitas risiko untuk proyek.

b. Identifikasi risiko, meliputi proses pengenalan atas komponen risiko dengan menganalisa sumber dan analisa problem

c. Analisis risiko/ kuantitatif, dibagi menjad 2 metode, Kuantitatif dan Kualitatif.

d. Penanganan Risiko, proses untuk meminimalisir tingkat risiko

e. Mengendalikan risiko, 

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 12

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 12. Mengelola Konflik dalam Proyek

Bentuk konflik :

a. Konflik antar User dan Kontraktor, konflik sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Pihak user ingin agar biaya proyeknya minimum sementara pihak kontraktor berharap mendapat untung maksimum.

b. Konflik dalam organisasi proyek, dalam suatu orgnisasi sangat besar mengalami konflik karna perbedaan tujuan dan harapan.

Namun suatu konflik bukan hanya mendatangkan hal negatif, berikut manfaat konflik :

a. Menghasilkan ide baru yang baik

b. Mamacu orang agar menemukan pendekatan dalam menyelesaikan masalah

c. Menemukan kesepakatan

d. Memacu orang menjelaskan pandangannya

e. Memacu orang mengeluarkan kreativitasnya

f. Memberikan kesempatan seseorang menguji kemampuannya

Jika pada akhir proyek banyak pekerjaan belum selsai maka penjadwalan akan menjadi sumber konflik.

Semua pelaksanaan proyek dari kecil hingga besar pasti sangat berpotensi terjadi konflik, ada beberapa metode memecahkan konflik tersebut yaitu, konfontrasi, Kompromi, Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan ( menganggap tidak ada konflik), Menggunakan kekuasaan (forcing), Menghindar (withdrawing).

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 11

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 11. Pemilihan Proyek

Suatu perusahaan mungkin punya banyak pilihan proyek dalam waktu yang sama maka pilihlah dahulu proyek yang lebih menghasilkan keuntungan. Ada beberapa kriteria finansial yang digunakan dalam pemilihan proyek, yaitu :

a. Payback Period

b. Return on Investment

c. Net present value

d. Internal rate of return

e. Break even analysis

Payback Period, adalah periode waktu dimana investasi yang dilakukan peusahaan sudah pulih atau kembali memalui cash flow yang masuk ke perusaahan. Tanpa memperhitungkan inflasi dan bunga.

Return on Investment, adalah rata rata profit tahunana yang masuk dibandingkan dengan jumlah yang diinvestasikan.

Net Present Value,  merupakan selisih antara pengeluaran dan pemasukan yang telah didiskon dengan menggunakan social opportunity cost of capital sebagai diskon faktor, atau dengan kata lain merupakan arus kas yang diperkirakan pada masa yang akan datang yang didiskonkan pada saat ini.

Internal rate of return, adalah suku bunga yang akan menyamakan jumlah nilai sekarang dari penerimaan yang diharapkan diterima (present value of future proceed) dengan jumlah nilai sekarang dari pengeluaran untuk investasi

Break even Analysis,  mempelajari hubungan antara Baiaya Tetap, Biaya Variabel, Keuntungan dan Volume aktivitas.

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 9

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 9. Pengendalian Proyek

Pengendalian proyek dilakukan seiring dengan pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performsi sesuai yang ditetapkan ralan rencana. Ada perbedaan adantara perencanaan dan pengendalian yaitu:

Perencaan perkonsetrasi pada

a. Penetapan arah dan tujuan

b. Pengalokasi sumberdaya

c. Pengantisipasian makalah

d. Pemberikan motivasi

Sedangkan pengendalian berfokus pada 

a. Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan

b. Pengunaan secara efektif sumberdaya ang ada

c. Perbaikan

d. Pemberian imbalan pencapai tujuan

Monitoring Informasi merupakan kegianatan mengumpulkan data dan melaporkan informasi. Dalam membantu memudahkan pengendalian proyek perlu dibuat buatu alat bantu yang disebut dengan Project Cost Accounting System, untuk melakukan perancangan, pelacakan, dan pengendalian biaya proyek.

Tedapat dua macam pengendalian yaitu pengendalian internal yang mengacu pada tindak pengendali yang didasarkan pada standar yang berasal dari sistem kontraktor dan pengendalian eksternal yang didsarkan prosedur tambahan yang ditetapkan klien

Ada beberapa macam variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi performasi proyek pada saat tertentu :

a. Budgeted Cost of Work Scheduled, variabel yang enyatakan besarnya biaya untuk periode tertentu

b. Actual Cost of work Performed, variabel yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan

c.  Budgeted Cost of Work Performed, menyatakan jumlah biaya yanag dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 6

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

BAB 6. Penjadwalan Proyek

Penjadwalan proyek adalah waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Yang perlu dijadwalkan adalah paket pekerjaan atau aktivitas. 

Yang perlu dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adaah Gantt Chart. Gantt chart  adalah hubungan antar aktifitas denga waktu pengerjaannya yang dibuat menyusul selesainya WBS. 

Gantt Chart tidak dapat secara eksplisit menunujkan keterkaitan antar aktifitas. Dikembangkan teknik baru untuk mengatasi kekurangan pada Gantt Chart yaitu network atau dikenal sebagai jaringan kerja

Ada dua pendekatan dalam hal menggambarkan diagram jaringan. Pertama, kegiatan digambarkan dengan simpul, Activity On Mode, peristiwa atau event yang salang berhubungkan digambarkan menggunakan panah. Yang kedua aktivitas digambarkan dengan anak panah, Activity On Arch sedangkan kegiatan yang berhubungan diarahkan dengan simpul.

Contoh penggunaan digaran jaringan kerja dan proyek. Langkah Langkah penempatan produk di pasar:

a. Penetapan tujuan

b. Pekerjaan pekerjaan yang dibutuhkan

c. Menetukan ketergantungan anatar kegiatan dan waktu tiap aktivitas

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 5

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 5. Perancangan Proyek

Perencanaan merupakan hal penting dalam manajemen proyek dimana berfungsi untuk menghindari atau mengurangi ketidakpastian, untuk memperbaiki efisiensi operasi, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tetang tujuan proyek, dan untuk memberikan dasar bagi pekerja monitoring dan pengendali.

Dalam perancangan proyek terdapat tahap tahapnya yaitu:

a. Menentukan tujuan proyek dan kebutuhannya

b. Pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk macapai final dari proyek

c. Menentukan depatemen apa saja yang ada. Yang nantinya bertanggung jawab terhadap aktivitas aktivitasnya.

d. Jadwal untuk aktifitas pekerja

e. Perencanaan anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan

f. Waktu

WBS atau Work Breakdown Structure merupakan pemecahan pekerjaan besar menjadi elem elemen kecil. Sejauh pekerjaan itu sudah cukup mudah dilaksanakan, dapat ditentukan waktu penyelesaiannya, bisa diukur kemajuannya, sumberdaya apa yang diperlukan dan biaya yang diperlukan bisa dihitung, itu berarti sudah cukup memadai. Terdapat 3 manfaat utama dari WBS yaitu, Selama analisis WBS manajer fungsional dan personel lain yang akan mengerjakannya diidentifikasikan sekaligus terlibat, WBS akan menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan., dan WBS menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 3

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 3. Organisasi Proyek

Proyek penulis membagi dalam 5 penjelasan, yaitu pendahuluan, proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional dan bentuk organisasi proyek. Pada pendahuluan, penulis mengemukakan beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yaitu berdasarkan: produk; lokasi; proses; pelanggan dan; fungsi.

Pada proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional, penulis menjabarkan struktur organisasi fungsional dengan menggunakan diagram. Struktur organisasi fungsional tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan sehingga pembaca dapat mengetahui dan mengantisipasi kekurangan yang ada. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangannya, penulis menjelaskan jenis-jenis pemimpin dari proyek mulai dari project expeditor dan koordinator proyek. 

Organisasi Proyek murni, dimana proyek terpisah dari organisasi induk. Enjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis sendiri, administrasi yang terpisah dan itakan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan atau kegagalan mengenai proyek.

Organisasi Matrix, merupakan kombinasi dari keduanya. Dimana organisasi matrix adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dan organisasi induk. 

Memilih bentuk Organisasi proyek secara umum dapat diberikan kriteria kriteria berdasarkan oemilihan bentuk berikut:

a. Frekuensi adanya proyek baru

b. Berapa lama proyek berlangsung

c. Ukuran proyek

d. Kepleksitas hubungan

Kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah, ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor biaya dan waktu

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 2

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 2 . Siklus Hidup Proyek

Di dalam bab ini diberikan tahap tahapan dalam hal perkembangan produk. Tahap tahapan tersebut yaitu, Perkembangan produk biasanya diawali dengan riset dan pengembangan (R &D), dilanjutkan dengan pembuatan desain, pengenalan ke pasar, pertumbuhan, matang, penurunan sampai pr duk tersebut mencapai tahap mati dan tidak diproduksi lagi. Di dalam setiap tahapan dijelaskan lebih rinci dan berisi gambar agar pembaca cepat memahami. Jika disimpulkan seperti ini :

a.  Riset dan Pengembangan (R&D) Dimana pada tahap ini sebuah produk yang akan dipasarkan, terlebih dahulu menentukan model dan desain pembuatan produk.

b. Pengenalan Pasar. Dimana pada tahap ini produk siap dipasarkan, dan kita dapat melihat bagaimana tanggapan masyarakat terhadap produk yang kita pasarkan.

c. Tumbuh. Dimana adanya peningkatan terhadap minat masyarakat tentang produk yang dipasarkan.

d. Matang Dimana pada tahap ini pemasaran produk sudah mencapai batas maksimal maka dari itu perusahaan tinggal menjaga batas pemasaran produk ini agar dapat berlangsung lama, karena sudah tidak bisa penambahan produk tersebut.

e. Penurunan. Tahap dimana masa pemasaran sebuah produk menurun.

f. Mati. dimana sebuah pemasaran produk mencapai tahapan akhir, karena tidak adalagi minat masyarakat terhadap produk tersebut dan produk tersebut sudah tidak dipasarkan kembali.

Tahap tahap proyek :

a. Tahap Konsepsi

b. Tahap Perancanan

c. Tahap Eksekusi

d. Tahap Operasi

Konsepsi dibagi menjadi 2 bagian yaitu Inisiasi proyek dan kelayakan. Inisiasi proyek adalah titik dimana ide tentang proyek lahir. Sedangkan kelayak proyek adalah proses investigasi terhadap masaah dan mengembangkan solusi secara lebih detail.

Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi Bab 1

Judul Buku : Manajemen Proyek Konsep dan Implementasi

Pengarang : Budi Santoso

Bab 1. Konsep dan pengertian

Manajemen Proyek merupakan keharusan. Pekerjaan pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika dikelola dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerjaan biasa.

Manajemen Proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik dalam aktifitas aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan kebutuhan proyek. Setia proyek selalu dibatasi oleh kendala kendala yang sifatnya saling mempengaruhi dan biasa disebut sebagai segitiga project constraint yaitu lingkup pekerjaan, waktu dan biaya. Perubahan pada salah satu dari tiga hal tersebut akan mempengaruhi faktor lainnya.

Proyek mempunyai karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumberdaya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Sehingga diperlukan cara penanganan kegiatan. Penerapan manajemen proyek akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya

Macam-macam proyek :

a. Proyek konstruksi, biasa berupa pekerjaan membangun dan membuat produk fisik

b. Proyek penelitian dn pengembangan, bisa berupa penemuan produk baru atau penemun baru

c. Proyek yang berhubungan dengan manajemen jasa

Stakeholder suatu proyek adalah pihak-pihak, individu ataupun organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau yang mempunyai interestyang terpengaruh, baik postif maupun negatif atas terlaksananya proyek. Mereka mempunyai pengaruh terhadap proyek dan hasilnya. Pihak-pihak tersebut antara lain :

a. Manajer proyek, adalah individu yang bertanggungjawab atas manajemen suatu proyek

b. Pelaksana proyek, pegawai yang terlibat dalam pengerjaan proyek

c. Kostumer atau user, pihak yang menggunakan hasil proyek

d. Anggotim tim yang melaksanakan pekerjaan proyek 

e. Sponsor, individu atau organisasi yang memberikan dukungan dana atau sejenisnya.